Título: AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Categoría: Administración y oficina

Cuidad: Bogotá

Descripción:

Propósito del cargo

Garantizar el adecuado funcionamiento del subproceso de agendamiento mediante la gestión y el apoyo operativo a las actividades administrativas y logísticas requeridas. Su responsabilidad principal será la creación y aplicación de novedades en la oferta de prestadores de servicios a nivel nacional, asegurando el cumplimiento del ciclo PHVA y de los procedimientos establecidos para optimizar la disponibilidad y calidad del servicio.

Responsabilidades principales

Organizar archivos y activos físicos y electrónicos, incluyendo contratos, anexos de contratación, facturas, insumos, informes y demás documentos relevantes del subproceso a cargo.
Crear y aplicar novedades en la oferta de citas de los prestadores de servicios en los centros médicos a nivel nacional, de acuerdo con el ciclo PHVA y los procedimientos establecidos en el subproceso de Agendamiento.
Direccionar oportunamente al área de Reubicaciones los usuarios que requieren reprogramación de citas.
Apoyar, de manera eventual, la programación de citas médicas, odontológicas, procedimientos ambulatorios y exámenes de apoyo diagnóstico para los profesionales de los centros médicos.
Gestionar llamadas telefónicas, correos electrónicos, mensajería vía WhatsApp y correspondencia interna y externa, garantizando una comunicación efectiva con proveedores, partes interesadas y clientes.
Registrar información en sistemas informáticos y bases de datos, así como generar informes simples que evidencien la ejecución de actividades y el avance del proceso delegado.
Reportar las salidas no conformes, aportando análisis de causa y acciones correctivas dentro del marco del proceso asignado por la jefatura.
Verificar y procesar facturas y cuentas por cobrar relacionadas con honorarios asistenciales de los prestadores de servicios, asegurando la precisión de la información y el cumplimiento de procedimientos, políticas y normatividad vigente.
Gestionar la creación, parametrización y actualización de los sistemas de información en los centros médicos.
Realizar reemplazos en funciones operativas y/o administrativas según la asignación del jefe inmediato.
Ejecutar todas las demás funciones inherentes al cargo y las asignadas por el jefe inmediato.

Descripción breve

Horario: lunes a viernes 7 horas diarias en turnos rotativos entre 6:00 a.m. y 6:00 p.m., y un sábado al mes de 7:00 a.m. a 1:00 p.m. (Suplementario)

Competencias

Autogestión

Gestión del Conflicto

Orientación hacia resultados

Uso de recursos y tiempo de manera efectiva

Nivel de formación académica

Técnico I en Auxiliar Administrativo en Salud

Tecnólogo I en Administración de Empresas o Administración en Salud

Posgrado

Experiencia requerida

1 año de experiencia en procesos administrativos u operativos del sector salud, preferiblemente en agendamiento o gestión de citas.
Manejo de sistemas de información en salud, software de agendamiento y herramientas ofimáticas.
Experiencia en gestión documental (física y electrónica) y apoyo administrativo.
Atención y orientación a usuarios, así como gestión de comunicaciones internas y externas.